Under
Her følger ei oversikt over kva arrangørane og organisasjonane bør gjere under aktivitetsmessa.
Ynskje velkommen
Scene
Servering
Stands
Korleis nå dei som trenge det mest?
Ynskje velkommen
Sørg for at det er nokon i inngangspartiet som tek i mot deltakarane og som er tilgjengeleg for å svare på eventuelle spørsmål.
Scene
Når arrangementet er i gong bør konferansieren ynskje velkommen (frå scena) og informere om
programmet for dagen og kva organisasjonar som er til stades. Scena vert nytta fortløpande av dei
ulike organisasjonane til å presentere seg. Det vil òg vere naturleg at dei informerer om eventuelle
framsyningar/demonstrasjonar dei skal ha og/eller konkurransar dei held ved standen sin. Eit tips er
at det bør skje ein del undervegs i arrangementet for å gje deltakarane størst mogleg grunn til å bli så
lenge som mogleg. Dette kan gjerast ved å fordele eventuelle presentasjonar, underhaldningsinnslag
og konkurransar ut over heile tidsramma for arrangementet. Når det ikkje er aktivitet på scena er det
positivt om ein har bakgrunnsmusikk. Det skapar ekstra stemning og kan treffe særleg målgruppa
dersom musikken vert spelt av ein DJ.
Servering
Det er ein fordel å ha ei eller anna form for servering av mat og drikke på aktivitetsmessa. Om
arrangementet er lagt til rett etter skule- og arbeidstid må ein rekne med at deltakarane er svoltne
og treng meir mat enn om arrangementet er på kvelden. Det er sannsynleg at fleire deltakarar vil
komme på aktivitetsmessa dersom dei veit at det vil vere servering, så dette kan òg fungere til å
rekruttere deltakarar dersom ein framhevar det i marknadsføringa. I tillegg vil det skape eit betre
heilskapsinntrykk.
Stands
Organisasjonane bør ha med seg følgjande på standen sin:
- Flygeblad med informasjon om aktiviteten/ane dei tilbyr.
- Oppslag med treningstider osv.
- Illustrasjonsbilete av aktiviteten
- Informasjon på fleire språk om mogleg.
- "Eg er interessert"-liste som deltakarar kan skrive seg opp på. Organisasjonane tek kontakt med dei
på lista i etterkant.
Ved standen bør òg organisasjonane praktisk syne fram sin aktivitet. Til dømes vil det vere naturleg
at judoklubben har ei matte der dei kan syne fram enkle judoøvingar. Kanskje nokon òg vil arrangere
konkurransar?
Korleis nå dei som treng det mest?
På aktivitetsmesser vil det alltid vere nokon deltakarar som har eit ekstra stort behov for å delta på
ein fritidsaktivitet, men som av ulike årsaker ikkje gjer det. Det er viktig å fokusere litt ekstra på desse
som treng det mest, men korleis kan ein gjere dette i praksis? Det er fleire ulike måtar å løyse dette
på. Her kjem eit forslag som kan passe godt på ei aktivitetsmesse.
Ved å opprette ei postkasse for tilbakemeldingar vil ein skape ein naturleg stad å fange opp dei som
har ulike utfordringar knytt til deltaking i aktivitet. Start med å utforme eit spørjeskjema med eit par
enkle spørsmål. Målet er at skjemaet skal kunne fyllast ut av alle, men at det skal vere rom for å
fortelje om eventuelle hindringar/utfordringar den enkelte har. Til dømes kan eit spørjeskjema ha
desse punkta:
1. Kva synest du om aktivitetstilbodet der du bur?
2. Deltek du i ein eller fleire fritidsaktivitetar?
Dersom ja, kva for nokre? Dersom nei, kvifor ikkje?
3. Er det ein spesiell fritidsaktivitet du ynskjer å byrje med? (Her kan ein òg svare aktivitetar som ikkjefinnest i nærmiljøet)
4. Er det noko som hindrar deg frå å delta på ein fritidsaktivitet? (Døme: økonomi, transport,
aktiviteten finnest ikkje her)
Valfritt:
Namn:
Alder:
Telefonnummer:
Sett kryss: Eg godtek at eg kan verte kontakta for å få informasjon om aktivitetar eller anna som kan
vere aktuelt for meg.
Ja eller Nei
Det er viktig at konferansieren gir informasjon om postkassa og oppmodar alle om å legge att ei
tilbakemelding. Om mange gjer dette, vil ein få kartlagt kva utfordringar folk har, kva aktivitetar som
eventuelt er ynskja, og kanskje kva organisasjonar som treng å informere betre om sitt tilbod.
Kva ein bør gjere med alle tilbakemeldingane i etterkant av aktivitetsmessa kan du lese meir om i
«etter» delen av «Lag eit arrangement».